Gestão financeira para as pequenas, micro e médias empresas

Quando criança, nossas primeiras lições de economia doméstica costumam ser ensinadas pelos pais. Uma das práticas mais usuais é dar mesadas aos pequenos, ou seja, conceder valores simbólicos em dinheiro por semana ou mês. Com essa quantia em mãos a criança precisa tomar algumas decisões: gasto tudo ou só uma parte e o restante guardo, ou ainda poupo tudo e acúmulo tendo em vista algum objetivo. São questionamentos que surgem naturalmente e são guiados pelos desejos de consumo dos pequenos e como pano de fundo aprende-se que para ter uma gestão financeira eficiente é preciso equilibrar vontades e realidade.

Já adulto a administração dos nossos recursos financeiros ganha camadas de complexidade mas segue a mesma regra aplicada às crianças, nos colocando diante do que queremos ter versus o que podemos ter. E para aqueles que apostam no empreendedorismo e tornam-se também pessoas jurídicas as linhas que embasam a economia doméstica não contemplam mais todos os desafios impostos ao empresário, mesmo que a regra de ouro, do equilíbrio financeiro permaneça como diretriz.

Quando se escolhe ser gestor é preciso olhar para a gestão financeira com a seriedade e responsabilidade necessários para garantir que a empresa se mantenha viável a curto, médio e longo prazo. Esse princípio é ainda mais imprescindível para os pequenos negócios porque a probabilidade de o empresário borrar as fronteiras entre os recursos financeiros próprios e os do empreendimento são maiores e mais explícitos.

Esse, inclusive, é um dos principais equívocos quando se fala em uma gestão financeira eficiente, mas há outros que também contribuem de forma constante e consistente para o declínio e quebra de muitas empresas. Tendo isso em vista, vamos elencar cinco erros comuns da gestão financeira de empresas e ainda argumentar como é possível evitá-los ou contorná-los.

1. Misturar finanças da empresa com as contas pessoais

Acaba sendo comum, principalmente em pequenos negócios, que se pegue dinheiro do caixa da empresa para quitar dívidas pessoais. No entanto, essa prática não é recomendada porque acaba prejudicando a análise do gestor de quanto realmente a empresa lucrou. O indicado é que se tenham contas separadas, pessoa física e jurídica, e que essa delimitação seja respeitada em favor do bom andamento da empresa.

1. Falta de controle do fluxo de caixa

Não saber no que se gastou ou quanto se investiu por dia, semana ou mês na empresa pode acabar se tornando um problema difícil de contornar. A dica é acompanhar diariamente todos esses dados para conseguir mensurar de forma efetiva as entradas e saídas financeiras.

1. Não ter informações atualizadas sobre o estoque da empresa

Fazer o controle do estoque de mercadorias é crucial para ter um equilíbrio financeiro dentro dos negócios. Saber o quanto aquele material representa em termos monetários, realizar a gestão para que se dê fluidez a essa mercadoria e para que se renove o estoque é essencial em termos de boas práticas administrativas. Crie uma rotina para poder acompanhar e analisar essas informações e entender os gargalos e problemas de fluxo no processo.

1. Precificar o produto erroneamente

Às vezes o insucesso do negócio pode ser a falta de um preço coerente com o produto/serviço oferecido. Superdimensionar o valor, ou ao contrário, vender a preços muito mais baixos em relação aos concorrentes, pode causar prejuízos irreparáveis no caixa da empresa. O caminho é estudar todos os componentes que formam a precificação de um produto, como, por exemplo, custos de produção, tempo de manufatura, lucro, concorrência, singularidade e especificidades do material, entre outros itens.

1. Falta de análise e acompanhamento do aspecto financeiro da empresa

Não ter informações sobre o andamento da empresa na questão financeira deixa todo o empresário no escuro quanto ao futuro em curto, médio e longo prazo. Investir em um acompanhamento responsável e atento a todos os processos que envolvem transações financeiras deve ser prioridade para todo gestor. Escolha um software que possa auxiliar nesse processo ou ainda elabore planilhas e tabelas que contemplem e contextualizem essas informações.

Caso o gestor tenha cometido alguns destes erros, ou mesmo todos eles, e esteja com dificuldades para sair do vermelho e equilibrar as contas, outra dica fundamental é colocar em prática a gestão de crise. Nesse momento tenta-se fazer a estimativa real, sem maquiagem e sem desculpas, do orçamento da empresa e busca-se então alternativas para encontrar novamente o caminho da prosperidade.

Uma das indicações é, caso esteja endividado, buscar quitar as parcelas com juros mais altos e que consequentemente a longo prazo irão gerar os maiores dividendos. Ou procure conversar francamente com o gerente do banco ou instituição financeira credora sobre a situação e proponha uma parceria para encontrar caminhos que sejam viáveis para ambos e não inviabilize, por exemplo, o capital de giro da empresa.

Ao tratar a gestão financeira como prioridade e com responsabilidade, o empresário conseguirá medir no dia a dia a temperatura dos negócios, sabendo a diferença de quando está estável, saudável, e quando é necessário agir. Buscar o equilíbrio nas contas a partir de boas práticas na gestão é sem dúvidas um dos caminhos do sucesso e, de quebra, honra os aprendizados sobre economia e finanças que aprendemos em casa desde pequenos.

Artigo: Cuidado, seu CPF ou CNPJ pode estar sendo mal utilizado

Os tempos difíceis em que vivemos fazem com que muitos empresários tomem medidas desesperadas para condução de seus negócios. Estas ações não são boas, em sua maioria, pois não são bem planejadas ... e elas se tornam muito piores, quando envolvem pessoas, físicas ou jurídicas, que desconhecem estes negócios.

Neste artigo tratarei da emissão de notas fiscais ou cupons, contra CNPJs ou CPFs, em operações que são totalmente fake (inexistentes). Isto ocorre, normalmente, em dois casos:

• A empresa realiza negócios em que há alguma dificuldade para emissão da NF ou cupom, no momento da realização dos negócios. Com isto, faz-se a emissão do documento posteriormente, contra CPF ou CNPJ aleatórios.

• A empresa enfrenta dificuldades de caixa e escolhe um CNPJ para realizar uma operação de desconto de títulos (antecipação do recebimento). Normalmente se utilizam empresa que possuem bom Score bancário. Aqui há a emissão nota fiscal e boleto, que são negociados com bancos ou factoring (financeiras).

É necessário reforçar que os dois casos são práticas ilícitas, por uma extensa lista de razões e que, além disto, há grande chance de que as práticas afetem os negócios dos (tristes) envolvidos. Você pode estar se perguntando:

Quais seriam os impactos na minha vida, destas práticas?

Os reflexos podem ser:

1. Você está sendo envolvido em negócios, sem ter autorizado.

2. Se for pessoa física, a Receita Federal pode questionar seus rendimentos, visto que há um volume de negócios incompatível com sua renda. Em épocas de imposto de renda esta é uma preocupação bastante justa.

3. Se for empresa, há riscos tributários de muitas ordens, incluindo a exclusão do regime do Simples Nacional e multas de alguns tipos. Em SC a falta do registro de uma nota fiscal pode implicar em multa de 20% sobre o total do documento.

4. Você pode ser protestado. Sim, isso mesmo! Se aquele boleto que foi negociado, com o banco ou financeira, não for pago: você será o responsável! Este tipo de restrição pode limitar outras operações de crédito que a empresa deseja realizar.

Seguramente, alguns dos leitores poderão pensar que há proteção jurídica, quanto aos pontos citados acima. Com certeza ela existe e costuma ser eficientes. A questão está no tempo!

Os remédios jurídicos quase sempre funcionam bem, porém, não costumam ter efeito imediato (de um dia para o outro). Neste caso – com tempo valendo dinheiro – seria muito recomendado que algumas medidas de precaução sejam tomadas. Aqui vão nossas dicas:

• Faça adesão ao DDA. Assim, todos os boletos que forem emitidos contra seu CNPJ ou CPF serão listados em seu banco, onde há um acesso específico para isto. Se houver boletos que você não conhece, entre em contato com a empresa que o emitiu.

• Faça o manifesto eletrônico de documentos. Com isto, as empresas podem comunicar ao fisco se conhecem (ou não) as notas que são emitidas contra seu CNPJ. Isto funciona para quem possui Inscrição Estadual. Notas estranhas, são justificativas para falar com o fornecedor ou para indicar que a operação é desconhecida.

• Para quem está em SC e possui Inscrição Estadual, também é possível realizar o cadastro na Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ-SC) para acompanhar as notas eletrônicas emitidas contra seu CNPJ. Notas estranhas são motivo para fazer contato com o fornecedor e questionar a operação.

• Para as pessoas físicas, uma opção seria acompanhar, ao menos uma vez por trimestre, a sua situação no PROCON e SERASA. Se você realiza operações de crédito, com frequência esta consulta já é feita pelo agente financeiro. Caso você não faça, este tipo de consulta pode acusar eventuais operações desconhecidas.

Quanto aos dois últimos itens, devo mencionar que há softwares especializados em monitorar as notas geradas contra as empresas.

Para as pessoas físicas, por outro lado, não são conhecidos muitos sistemas focados no controle de notas ou cupons fiscais. O Estado de SP, por exemplo, permite que seja feito um cadastro para acompanhar as notas eletrônicas, porém, são poucos os Estados com esta opção. Isto torna difícil este acompanhamento.

Cabe reforçar, ainda, que as pessoas jurídicas devem buscar um bom sistema de controles financeiros e fiscais, que a protejam das práticas citadas neste texto. Neste caso, vale avaliar esta condição em sua empresa. A precaução aqui, tem a mesma função da canja de nossas mães.

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Autor: Anderson de Souza, consultor empresarial, graduado em Ciências Contábeis, com especializações em Consultoria, controladoria, Auditoria e Finanças. Nos dias 22, 23 e 24 de outubro, ele ministrará o curso "Controle Financeiro - como sua empresa está?". Para mais informações, clique aqui.

Mindfulness: conheça a prática

O mercado atual exige que os profissionais sejam multitarefas e saibam lidar com diferentes entregas e responsabilidades. Tudo o que envolve a rotina profissional demanda muita concentração.

Se você tem dificuldade em lidar com situações de estresse e precisa recuperar o foco para realizar atividades com concentração total, que tal aplicar técnicas de mindfulness?

Abaixo, listamos as perguntas mais frequentes sobre o tema e algumas dicas para você colocar em prática.

O que é mindfulness?

Segundo Jon Kabat-Zinn, PhD em biologia molecular pelo MIT (Massachusetts Institute of Technology), mindfulness "é a simplicidade em si mesmo. Trata-se de parar e estar presente. Isso é tudo”. Esse estado mental pode ser treinado por meio de técnicas ou exercícios meditativos e psicoeducativas, os quais são parte fundamental das intervenções baseadas em “mindfulness”.

Por que as práticas do mindfulness permitem viver no presente?

Estar no presente exige uma atenção intencional, uma atitude aberta e não julgadora a cada instante. Esse estado mental necessita ser treinado. As práticas e exercícios de mindfulness, baseadas no treinamento da atenção plena, por meio de algumas “âncoras”. A própria respiração ou as sensações e movimentos corporais, possibilitam esse desenvolvimento.

Quais benefícios traz as práticas de mindfulness?

• A prática do mindfulness traz diversos benefícios, por exemplo:

• Ficar atento ao momento presente

• Trazer o bem-estar e conectar com verdadeira natureza da pessoa

• Redução no nível de ansiedade, depressão e estresse

• Aumenta a consciência corporal, o autoconhecimento, a regulação da emoção e da atenção

• Promove a autoconsciência e a empatia

• Ajuda a lidar com as distrações, concentra-se na tarefa e promove a flexibilidade cognitiva

• Ajuda a lidar com conflitos, cultivar a intimidade emocional e construir relacionamentos felizes

• Ajuda a reduzir o pensamento ruminativo

As práticas de mindfulness são aplicáveis nas organizações?

Sim. Segundo o artigo “Why Do Companies Need Mindfulness?”, o ambiente atual, exige que as organizações mudem constantemente: estruturas de equipe, funções, o layout, funcionários estressados, com baixa imunidade física, sentimento de inadequação, conflitos no local de trabalho, enfim, um ambiente corporativo estressante, muito diferente de 20 anos atrás, onde um dia típico de trabalho duraria não mais que 8 horas, o ritmo era mais lento e praticamente imutável, na sua maioria de natureza manual. Nos últimos anos, diferentes abordagens surgiram para enfrentar os obstáculos dos recursos humanos e mindfulness surgiu em meio a uma série de programas de treinamento de correção rápida e intervenções em corporações.Programas vêm sendo implementados em várias organizações para a prática de mindfulness se incorporar no dia a dia das organizações, como por exemplo: Google (2007), General Mills (2006), Intel (2014) e Dow Chemicals (2014).

Como mindfulness se aplica à liderança?

• Reduzindo o nível de estresse e ansiedade

• Contribuindo para maior atenção ao momento presente, o que altera a qualidade das decisões

• Aumentando a capacidade de ouvir e da empatia nos relacionamentos

• Líderes percebidos como mais carismáticos e confiáveis

• Maior controle das emoções

Como as práticas de mindfulness vem sendo usadas na saúde?

Os protocolos de intervenção que utilizam técnicas de mindfulness como prática complementar para tratamento de saúde estão bastante consolidados fora do Brasil, especialmente no Reino Unido e nos Estados Unidos. No Brasil, os programas estão iniciando, inclusive em centros acadêmicos. Instituições como a Universidade Federal de São Paulo e a Universidade Federal de do Rio Grande do Sul, estão abrindo espaço para o estudo rigoroso da técnica. O Dr. Marcelo Demarzo, médico de família, do Centro Brasileiro de Mindfulness da UNIFESP, tem levado à prática ao sistema público de saúde (SUS) de São Paulo, o renomado hospital Albert Einstein, São Paulo, já tem as práticas de Mindfulness incorporadas.

Autora: Vilma Pimenta Cirilo Munhê. Sócia-proprietária da Presença Educação e Arte.