O que não pode faltar em um contrato de prestação de serviço

O dia a dia do empresário é rodeado de tomadas de decisões e burocracias de todos os tipos. Há demandas para a resolução de problemas simples em que um ou duas orientações resolvem mas há ainda aqueles que exigem mais dedicação e empenho para deliberação de uma decisão. Um desses casos é certamente a produção de contratos. Esses documentos, que podem ter destinatários múltiplos, desde cliente, até fornecedores e mesmo colaboradores, são essenciais para o funcionamento da empresa e devem estar sempre entre as prioridades de atenção do gestor.

Elaborar um contrato que tenha clareza, objetividade e, claro, legalidade deve ser o norte de toda empresa. Ao gestor há dois caminhos possíveis diante desse desafio, saber brifar, ou seja, orientar alguém da equipe jurídica quanto ao documento, ou mesmo, fazer o caminho inverso, revisar o material já passado pelos advogados. O que acontece na maior parte das vezes é que o gestor transita por ambas estradas, faz orientações no primeiro momento e também relê tudo ao final.

Para que esse processo seja menos tortuoso há uma série de indicações que podem ser seguidas. Vamos aqui enumerá-las e explicá-las:

1. Saiba com quem você está negociando: o passo mais óbvio mas não menos importante. Especifique nomes, dados e informações e certifique que estão corretas.

2. Quem está fazendo o que: Detalhe as funções de cada parte no contrato para que não haja entendimentos equivocados sobre quem faz o que.

3. Verifique o tempo do contrato: Esclareça horas, dias, meses e anos, que tal serviço estará em vigor. Deixar essa informação vaga ou aberta pode gerar problemas futuros.

4. Metas e garantias: Estabeleça de forma clara o que se quer, e além, como se quer, quais parâmetros serão utilizados para mensurar o sucesso ou insucesso da empreitada e dos respectivos ganhos ou perdas que isso resultará;

5. Preço e pagamento: Especifique números e cifras de forma transparente e como se dará essa transação.

6. Propriedade intelectual: É necessário deixar claro quem será o responsável pela marca, caso algo esteja sempre criado.

7. Confidencialidade: Esteja atento se a proposta exige que as partes acordem em não divulgar sobre determinados pontos do contrato.

8. Cláusulas para a redução: Se atente a dispositivos legais que podem lhe auxiliar a não deixar brechas que de alguma forma prejudiquem o negócio.

9. Consequências da rescisão: Descreva detalhadamente quais procedimentos serão tomados caso alguma das partes desista do contrato em algum momento do acordo.

Todas as dicas acima elencadas tentam evitar brechas na elaboração do material. É necessário fazer ainda o que popularmente é chamado de “advogado do diabo”. Isso quer dizer você pensar como alguém que está do outro lado do balcão e quer lhe passar a perna. Se esse fosse o caso: o que seria feito? Quais pontos cegos essa pessoa encontraria no seu documento? Esse exercício pode parecer um pouco extremo mas acaba auxiliando na reflexão do que ainda precisa ser dito, de forma pormenorizada, no contrato.

É imprescindível ainda reforçar que todo esse passo a passo deve ser revisado após uma primeira versão do documento pronto. E ainda outras vezes. É preciso entender que a equação qualidade mais excelência são inversamente proporcionais à pressa. É melhor investir nesse momento do que tentar agilizar um passo mais moroso e no futuro ter que pagar, na maior parte das vezes literalmente, pelos erros que poderiam ter sido evitados se os prazos fossem estendidos.

Nesse sentido é preciso estar atento ainda à equipe jurídica da empresa. Buscar a contratação de profissionais capacitados e que estão constantemente atualizados em relação às mudanças nas legislações atenua de forma acentuada a possibilidade do empreendimento entrar em disputas legais dispendiosas e intermináveis. Há ainda a viabilidade de, se a empresa não tem porte para ter um setor somente para a finalidade jurídica, fazer consultoria do material. O indicado é sempre estar ao lado de profissionais que possam auxiliar e sanar dúvidas.

Vale ressaltar ainda que ao fazer essa checagem de forma constante e contínua em todos os contratos que lhe chega a tendência é o empresário estar cada vez mais afiado para analisar esse tipo de documento. Essa capacidade adquirida proporcionará ao gestor ter um domínio ainda maior sobre o que delibera, dará ainda mais vocabulário para debates com o setor jurídico e consequentemente maior autonomia nas decisões.

A empresa que se esmera na elaboração de contratos bem redigidos, revisados, dentro das legislações e normas vigentes investe na eficiência, fator diferencial do mercado.

Presencial, remoto ou coworking? Qual a melhor opção?

É aquela história que todo mundo já cansou de ouvir. O quanto o mundo do trabalho mudou nos últimos anos nos obrigando a ficar em casa e, como efeito colateral, descobrindo que nem sempre precisamos trabalhar todos os dias juntos no mesmo lugar.

Mas o quanto isso foi uma realidade possível para as empresas? Segundo uma pesquisa do IPEA , só 11% dos trabalhadores no Brasil trabalharam remotamente em 2020. E ainda em vista a tentar se adequar a um novo modelo, com tudo o que nós aprendemos, qual é a melhor opção daqui para frente? Como seguir de forma eficaz sem abrir mão dos prós dos modelos apresentados?

Antes de parar para analisar cada opção, vale se perguntar a coisa mais óbvia: essa é uma escolha que a sua empresa pode fazer? Pode parecer uma dúvida básica demais, mas ela é importante e não tão preto no branco quanto a gente gostaria. Tem a ver com a natureza do negócio (uma padaria não pode funcionar remotamente) mas também com coisas que afetam diretamente a rotina de trabalho.

É preciso se questionar em relação às minúcias do que consiste o trabalho dos setores diretamente relacionados à atividade principal. O quanto se perde sem a troca de informações dos funcionários na rotina do dia a dia? Sem o contato constante entre departamentos? Sem a construção de um espírito de equipe? Em compensação o quanto de economia isso gera na prática? Tem como contornar o convencional e ganhar algo dos dois lados?

A saída é tentar entender os prós e contras destes modelos.

Presencial

Um espaço dedicado a servir à função de permitir aos profissionais realizarem o seu trabalho da melhor forma possível. Sem distrações; sem acúmulo com funções domésticas como lavar louça, fazer comida etc; com interações fáceis e diretas com colegas, gestores; e também uma estrutura e uma facilidade maior de manter a disciplina. Além de coisas que a neurociência explica que agem diretamente no nosso subconsciente: se você bate o ponto e entra no escritório, seu cérebro entende que você está em um momento produtivo.

Por outro lado, da mesma forma, coisas que a gente não considera afetam o colaborador. O quanto ele teve que se preparar e se locomover para chegar. O esforço desnecessário que isso gera, os custos para ele e, claro, para a empresa. Que além de ter que manter uma estrutura mínima para que o trabalho seja feito, também precisa lidar com tudo o que há ao redor disso. Do material de escritório ao frigobar e à salinha de descanso. Estima-se que até 45% do custo fixo de uma empresa diz respeito ao espaço. Já pensou se vale a pena?

Remoto

Sem perda de tempo com o transporte, com facilidade de acesso rápido a todas as ferramentas necessárias para realizar o trabalho, a flexibilidade de poder decidir como trabalhar e como será a organização do próprio escritório. Além disso, a possibilidade de trabalhar de longe, em viagens ou mesmo em cidades, estados, países diferentes. Reuniões e comunicações podem ser feitas a partir de qualquer conexão razoavelmente estável de internet.

Mas para quem tem dificuldade de concentração ou mesmo em empresas que se beneficiam da troca de experiências e contato entre colaboradores diferentes, o modelo pode ser sentido na adequação de produtividade. Fora as distrações do dia a dia, a falta de estrutura física muitas vezes e a inconsistência da experiência de cada empregado. Por exemplo: alguém pode usar um Macbook de última geração dedicado ao trabalho e alguém um computador que compartilha com outras pessoas da casa em momentos fora do expediente. Isso sem contar os efeitos da fadiga de videochamadas e do efeito disso tudo na capacidade de produzir de cada um.

Coworking

Pode ser a saída para algumas empresas. A estrutura de escritórios, o contato com os colegas, as possibilidades de reuniões no dia a dia e tudo o que um ambiente profissional tem a oferecer sem as responsabilidades de manter o funcionamento mínimo deste espaço. Fora a mensalidade, que varia de acordo com a necessidade de cada negócio, o foco e a da empresa está na organização da rotina e na produtividade e não em, por exemplo, se preocupar com a conta de luz ou internet. E ainda há quem diga que o contato com outras empresas no mesmo espaço facilita o network.

Mas é preciso ter a noção de que você, mesmo com uma empresa bem estruturada num local desses, não está trabalhando num escritório que está lá só pra você. Isto é. Está sujeito a regras e limitações de espaço, horários ou privacidade em alguns casos. Fora o fato de que, ao replicar um expediente comercial em um coworking, você ainda está trazendo para os colaboradores o mesmo peso de se preocuparem com transporte, alimentação etc.

Considere o híbrido

Como falamos frequentemente no blog da Ajorpeme, a resposta nem sempre é tão simples e fácil quanto escolher entre as opções A, B ou C. Então aqui vale lembrar do início do texto e considerar o seu contexto, a sua empresa. Quais são as suas características e como elas serão se forem aplicadas a cada um desses modelos.

Se você precisa de uma equipe unida o tempo todo e muito motivada, pode ser que simular isso à distância não gere tanto resultado quanto um escritório básico com todo mundo trabalhando junto. Se você tem um bom local, mas que exige um deslocamento desnecessário de colaboradores que só vão sentar e em 90% do tempo trabalharão isolados conectados à rede, pode ser que o remoto implemente muito a produtividade geral.

Mas também pode ser que você não tenha que abraçar completamente nenhuma dessas opções. Mais e mais, o modelo de trabalho pós pandemia tem se voltado para o padrão do hibridismo nas organizações. Seja com um ou dois dias por semana presenciais e o resto remoto, seja isso num escritório próprio ou via coworking, o papel do gestor é entender como é a rotina de trabalho de cada departamento e tentar entender qual o melhor modelo para cada um deles.

Três coisas que ninguém te conta sobre fazer parte de uma associação empresarial

Uma associação empresarial é uma organização que busca formar uma comunidade, um coletivo de negócios que podem ter objetivos comuns ou, melhor ainda, objetivos que complementam outras empresas. A ideia é proporcionar uma arena que se torne um espaço propício para que as pessoas certas possam se encontrar e criar conexões que sejam de alguma forma vantajosas para todas as partes envolvidas.

Quem faz parte, sabe a diferença que faz no dia a dia, quem entra logo percebe a diferença e se depara com as possibilidades e quem, de fora, tenta fazer acontecer, percebe nos concorrentes, nos colegas e nos próprios contatos que se associar a uma organização assim pode trazer uma série de vantagens. Mas o que significa isso, na prática? O que são estes benefícios? Por que fazer parte de uma associação?

O que ninguém para pra te contar sobre a realidade disso?

Reunimos neste post alguns tópicos que explicam melhor quais são os ganhos de participar de uma associação assim. O que você ganha se juntando a uma associação?

Acesso a serviços, benefícios e desenvolvimento

Quem já tentou como pequena empresa acessar serviços e contratar coisas como plano de saúde, plano odontológico, serviços fiscais ou de contabilidade, por exemplo, sabe que os valores para contratos isolados são bem altos. E as capacitações, então? Manter uma empresa funcional e interessante, desafiadora e vantajosa para os funcionários que trabalham nela não é simples e nem barato.

Ao fazer parte de uma Associação de classe, é muito comum ter acesso a uma gama ampla de serviços ou de descontos em serviços, contratos, treinamentos e cursos para a equipe. Isso ocorre porque as próprias empresas que vendem benefícios como estes, sabem que é mais vantajoso se aliar a organizações que fazem esse meio de campo entre uma coisa e outra. Na Ajorpeme, por exemplo, nós oferecemos descontos e vantagens na contratação de planos dentais, clínicos, Unimed e descontos em treinamentos para associados. Isso além de serviços como certificação digital e outros.

Oportunidades de networking e outras conexões

Qual a parte mais básica de qualquer associação de qualquer tipo? Reunir grupos, pessoas e representantes de classes que têm objetivos e vivências parecidas ou que se complementam. Então logicamente fazer parte de uma associação empresarial vai te fazer aumentar muito o contato com outras empresas e, só pelo fato de que vários negócios passam a circular nos mesmos espaços, conexões e colaborações surgem naturalmente.

O pulo do gato é buscar associações que proporcionem esse contato por meio de eventos voltados para isso. Aqui na Ajorpeme, por exemplo, nós temos um leque de eventos como a Noite de Negócios, Rodadas, Cafés e Sessões que têm como objetivo principal gerar contato e conversa entre associados e não associados, inclusive. Isso sem contar outros eventos como oficinas, palestras, plenárias que permitem momentos e oportunidades de se conectar com possíveis novos clientes e parceiros.

Ser visto e ser ouvido

É comum se esquecer disso, mas uma associação dentro do contexto de um município, de um estado, de um país, é um ente político também. Leis são criadas, regras são aplicadas e muitas vezes sem uma consulta ampla sobre como isso afeta a vida dos empreendedores donos de pequenos negócios. Ao fazer parte de uma Associação, estas empresárias e empresários têm a possibilidade de fazer parte de uma organização que existe e funciona a partir do apoio destas empresas e, por isso, tem entre seus principais interesses, garantir que elas continuem funcionando e crescendo. Quando você entra para uma associação, você ganha mais voz e mais visibilidade também dentro do campo social de onde você está instalado.